Sådan implementeres din kundeservice

Ved at følge disse 4 trin, garanteres du en sikker implementering af din kundeservice.

Implementering af kundeservice

Sikker implementering af kundeservice med denne trykprøvede 4 trins model

Når du skal samarbejde med os, og vi skal til at implementere kundeservice, benytter vi en tilpasset udgave af den klassiske projekt model. Ved at følge disse 4 trin, garanteres du en sikker implementering af din kundeservice.

Afklaring af behov

1. Afklaring

I afklaringen lærer vi dine behov at kende, og kommer nærmere den kundeservice løsning, der passer til din virksomhed.

Indledende kontakt

Ved første kontakt taler vi om, hvilke ønsker du har til din kundeservice. Det kan være, du har brug for udvidede åbningstider, en chat, et overløb eller måske vil du ikke stå for den samlede drift, men i stedet fokusere al tid og energi på vækst af virksomheden.

Behovsafdækning

Vi afdækker din virksomheds behov til en kundeservice løsning. Det kan være spørgsmål som eksempelvis:

  • Hvilke kontaktkanaler passer til din målgruppe?
  • Hvornår har dine kunder brug for hjælp (åbningstider)?
  • Hvor mange henvendelser får I?

Definition af succeskriterier

Vi arbejder efter at levere på dine forventninger og mål. Der kan være stor forskel på en kundeservice, alt efter hvad fokus og nøgle KPI’er er. Eksempelvis er dit fokus mersalg, ekstremt tilfredse kunder eller effektivitet (reducering af omkostninger). Eller måske en gylden middelvej mellem disse.

Succeskriterierne der defineres, skal vise hvornår vi leverer en god kundeservice for din virksomhed.

2. Forprojekt

I forprojektet bliver dine ønsker og behov omsat til et konkret tilbud.

Analyse af opgave

Vores specialister gennemgår opgaven, og kommer med konkrete løsningsforslag til de behov vi sammen har fundet frem til.

Tilbudsgivelse

Når vi har afdækket alle behov, kommer vi med et konkret tilbud. Tilbuddet er skræddersyet til at levere den optimale løsning til din virksomhed.

Forprojekt
Klargøring til implementering

3. Klargøring og implementering

Nu begynder den praktiske del af implementeringen. Vi aftaler, hvem der står for de forskellige opgaver, og hvornår en opgave skal være fuldført.

Projektgruppe

Vi samler vores bedste folk inden for IT, projektledelse og kundeservice. Typisk vil det være vores IT chef, en projektansvarlig og den kundeservice ansvarlige. I vil også få en direkte kontaktperson.

Praktik

Ansvaret for implementeringen fordeles ud i projektgruppen. Det tager typisk 4 uger fra opstart, til din kundeservice er klar til at tage den første henvendelse.

Vigtige datoer

  1. Projektstart
  2. Opsætning af IT og telefoner
  3. Adgang til systemer
  4. Træning af medarbejdere
  5. Drift!

4. Implementering

Nu er alt forarbejdet på plads, og vi kan gå i gang med sidste step – nemlig implementering. Her følges planen fra klargøringen.

IT opsætning

Vores IT ansvarlige sørger for, i samarbejde med dig, at alle medarbejdere er køreklar og har adgang til de rette systemer.

Uddannelse

Du står for den første uddannelse inden opstart, og efterfølgende sørger vores egne trænere for at uddanne medarbejdere. På den måde skal du kun bruge ressourcer under implementeringen.

Test

Systemerne testes igennem, og vi tjekker, at alt er korrekt implementeret inden drift.

Hver medarbejder gennemgår systemer og tester, at opkald går igennem. De sidste spørgsmål bliver gennemgået og besvaret.

Drift

Nu er din kundeservice køreklar!

Medarbejderne er uddannet og vi glæder os til at give dine kunder den bedste kundeoplevelse, samt at levere på alle nøgletal.

Implementering og klargøring
Next step

Next step

Kontakt os i dag, og lad os tage en snak om hvordan din kundeservice løsning kan se ud.