Outsource kundeservice: Implementering

Implementering ved outsourcing af kundeservice

Når du starter et samarbejde med os vil du komme gennem vores implemeteringsforløb, som er skræddersyet til at komme godt fra start og skabe gode resultater hurtigst muligt.

Implementering foregår i 4 faser:

  1. Strategisk
  2. Opsætning
  3. Oplæring
  4. Start

Hele forløbet klares normalt på 4 uger, men kan tage kortere eller længere tid, hvis der er særlige omstændigheder.

Første fase: Strategisk

I denne fase er det strategiske element af samarbejdet i fokus. Vi finder ud af hvilken kundeservice løsning, der bedst kan opfylde dine målsætninger.

Overvejelser kan f.eks. være:

  • Hvilke kanaler vil du gerne udvide til?
  • Hvilken åbningstid?
  • Hvilke kanaler skal vi håndtere, hvis ikke alle sammen?
  • Hvilke processer har du for kundeservice i dag?
  • Hvor mange henvendelser får du?
  • Hvordan kan du bruge kundeservice til at skabe mere tillid gennem kunderejsen?
  • Hvor kan du helt konkret lave nogle ændringer på din hjemmeside, sociale medier og Trustpilot, der skaber gode effekter med det samme?
  • Osv.

I bund og grund en forventningsafstemning af vores samarbejde, samt udvikling af en kundeservice løsning til din virksomhed, der gør en forskel. Vi vil også spille ind med nogle af vores erfaringer på nuværende cases i forhold til hvad vi forventer effekten vil være af vores forslag.

Anden fase: Opsætning

I denne fase begynder vi på den tekniske opsætning. Det indebærer typisk: 

  • Opsætningen af kanaler.
  • Konfigurering af viderestillinger.
  • Oprette et telefonnummer, hvis du mangler et.
  • Gøre livechatkoden klar til dit brand.
  • Indtale IVR.
  • Oprette de nødvendige adgange i dine systemer til vores medarbejdere.
  • Sætte rapportering og møderække op.
  • Gøre klar til at pushe kundeservice gennem kunderejsen.
  • Osv.

Denne periode tager typisk 1 – 2 uger og efterfølgende vil det teknisk være på plads. I denne fase er det meste af arbejdet hos os.

Tredje fase: Oplæring

Når du samarbejder med AD Client får du tildelt et team på minimum 3 – 6 medarbejdere. Antallet afhænger af hvor mange henvendelser du får, og skal give luft til at være fleksible i travle perioder.

Før dit nye team begynder at tale og skrive med dine kunder, skal de oplæres. Den oplæring foregår ved, at du eller en fra dit team kommer på besøg på vores kontor i Sydhavnen, og oplærer medarbejderne i et af vores mødelokaler.

Normalt tager det op til 4 timer med f.eks. en struktureret powerpoint.

Efter oplæringen går vi i gang med din kundeservice den efterfølgende dag, så træningen står helt frisk i erindringen.

Til denne dag, skal der også være et proces-system, som danner udgangspunkt for oplæringen. Hvis du ikke har et proces-system i dag, vil vi gerne vise dig en demo under en evt. samtale, og du kan også læse mere om det her.

Fjerde fase: Start

Dagen er nu kommet til, at vi går live med din nye kundeservice. I den første periode har vi gode erfaringer med, at du eller en fra dit team, er på vores kontor, og står til rådighed for vores medarbejdere.

På den måde kan medarbejderne hurtigt stille spørgsmål, når henvendelser kommer og gøre opstartsperioden nemmere, mens alle lærer dine produkter, kunder og processer at kende.

En anden fordel er i øvrigt, at vi kommer til at lære hinanden bedre at kende, hvilket danner grundlag for et godt samarbejde fremadrettet.

Du får selvfølgelig stillet en arbejdsplads til rådighed, så du kan arbejde samtidig. Vi har frokostordning og gratis parkering.

Vil du gerne høre mere?

Hvis du ønsker at høre mere, kan du booke et kald direkte ind i min kalender. Du kan også kontakte os eller bestille en gratis gennemgang af din nuværende kundeservice.