Outsource kundeservice: Implementering
Outsourcing af kundeservice kan være en kompleks proces, men AD Client gør det nemt for dig. Gennem vores skræddersyede implementeringsforløb sikrer vi, at du kommer godt fra start og opnår gode resultater hurtigt. Forløbet består af fire faser: Strategisk, Opsætning, Oplæring, Start. Tidsrammen for hele forløbet er normalt fire uger, men kan variere afhængigt af særlige omstændigheder.
Første fase: Strategisk
Fokus i denne fase er på det strategiske element af samarbejdet. Vi identificerer den kundeservice-løsning, der bedst opfylder dine målsætninger ved at overveje faktorer som: ønskede udvidelser af kommunikationskanaler, åbningstider, håndtering af specifikke kanaler, eksisterende kundeservice-processer, antal henvendelser, mulighed for at opbygge kundetillid gennem servicen og måder at forbedre hjemmesiden, sociale medier og Trustpilot med det samme. Dette er en forventningsafstemning mellem os, hvor vi også inddrager vores erfaringer fra andre cases og forventer at vores forslag vil have en positiv effekt.
Anden fase: Opsætning
I denne fase fokuserer vi på den tekniske opsætning af kundeservice-løsningen, som omfatter:
- Opsætning af kommunikationskanaler, herunder telefon, live chat og e-mail
- Konfiguration af viderestillinger i de relevante systemer
- Oprettelse af et telefonnummer, hvis dette er nødvendigt
- Tilpasning af live chat-koden til dit brand
- Indtaling af IVR (Interaktiv stemmerespons)
- Oprettelse af adgange til vores medarbejdere i dine systemer
- Konfiguration af rapportering og opstart af møderækker for at sikre en løbende evaluering af samarbejdet
- Forberedelse til markedsføring af kundeservice i kunderejsen
Dette tager typisk 1-2 uger, hvorefter alt teknisk vil være på plads. Størstedelen af arbejdet vil i denne fase foregå hos os.
Tredje fase: Oplæring
Når du samarbejder med AD Client, tildeles du et dedikeret team på minimum 3-6 medarbejdere, der vil stå til rådighed for at håndtere dine kundeservice henvendelser. Antallet af medarbejdere justeres efter dit behov, så du altid har den nødvendige kapacitet til at opfylde dine kunders forventninger.
For at sikre, at dit team effektivt kan yde en høj standard af kundeservice, er det vigtigt, at de bliver ordentligt oplært i dine processer og produkter. Oplæringen vil typisk foregå på AD Clients kontor, hvor en person fra dit eget team vil lede oplæringen og indføre medarbejderne i dine specifikke processer og produktkendskab.
Det anbefales, at oplæringen strækker sig over en periode på op til 4 timer og tager form af en struktureret præsentation eller workshop. Efter oplæringen vil dit nye team begynde at yde kundeservice med det samme, mens den friske træning stadig står i erindringen.
Hvis du ikke allerede har et proces-system i dag, kan vi hjælpe dig med at oprette et. Dette system vil være grundlaget for oplæringen og sikre en jævn og effektiv implementering af kundeservice.
Fjerde fase: Start
I denne fase anbefaler vi, at du eller en fra dit team besøger vores kontor i Sydhavnen for at være til rådighed for vores medarbejdere. Dette vil gøre opstartsperioden nemmere, da medarbejderne kan stille spørgsmål hurtigt, når henvendelser opstår, og lære dine produkter, kunder og processer bedre at kende.
Besøget på kontoret giver også mulighed for, at du og vores medarbejdere kan lære hinanden bedre at kende, hvilket er en vigtig faktor for et godt og langvarigt samarbejde. Det er dog ikke et krav at besøge kontoret, og du kan også følge starten af kundeservicen fra afstand.
For din bekvemmelighed vil vi stille en arbejdsplads til rådighed med adgang til internet, så du kan arbejde samtidig. Derudover vil du have mulighed for at deltage i vores frokostordning og benytte gratis parkering.
Vil du gerne høre mere?
Ønsker du at få mere information eller have en uforpligtende samtale med vores team? Klik på “Kontakt os” knappen for at sende en forespørgsel, eller besøg denne side for at lære mere om vores services.
